Înființarea unui startup. Aspecte legale și strategice importante Part III

Te salut dragă cititor și îți urez un bun venit la această ultimă ediție a "blawg"-ului dedicată etapelor necesare înființării unui Startup!

Dacă în primele două ediții am vorbit despre:

1. Importanța dezvoltării unei strategii de business de la bun început; și
2. Pașii necesari pe care trebuie să îi parcurgi în etapa depunerii documentației de înființare a Startup-ului la Registrul Comerțului (ORC);

în această ultimă ediție vom vorbi despre etapa post-înființare a unui nou Startup.

Felicitări! Ai înființat primul tău Startup. Acum începe distracția!

Ai trecut de perioada incipientă ce ține de planificarea strategiei de business și ai supraviețuit inclusiv birocrației de la ORC și te gândești acum probabil: asta e tot, sau mai trebuie făcut ceva?

Acesta este doar începutul!

Acum că ai adus Startup-ul "la viață", va trebui să îl și pui în funcțiune, în conformitate cu prevederile legale.

Cum faci asta?

Dacă ai colaborat până în momentul de față cu un avocat de business, nu trebuie să îți faci griji de toate aceste aspecte, deoarece el te va informa și ajuta cu tot ce ai nevoie.

După cum explicam și în edițiile anterioare, trebuie încă de la început, deci chiar de la primul moment al planificării strategiei tale de business să te consulți cu avocatul tău. Citește aici ca să vezi de ce.

Dar, ca să revenim: de ce zic că, înființarea unui Startup este doar începutul?

Deoarece odată ce au fost eliberate actele de la ORC care atestă înființarea noului Startup, trebuie implementate toate procedurile interne obligatorii și vor trebui obținute toate avizele și/sau autorizațiile necesare pentru ca noul Startup să funcționeze în conformitate cu dispozițiile legale.

Care este deci primul pas?

Încă înainte de a începe să prestezi orice servicii, va trebui să verifici (asta dacă nu ai făcut deja în etapa inițială) dacă și pentru care dintre codurile CAEN din actul constitutiv, societatea are nevoie de o autorizare/avizare specială de la DSV, DSP, ITM, ISU, PM, Primărie etc.

De ce este acest aspect important?

Pentru că există anumite coduri CAEN în cazul cărora, legea obligă societatea să obțină anumite avize și/sau autorizații înainte de a începe prestarea serviciilor! Da, e vorba de o altă autorizare decât cea de la ORC.

Ce se întâmplă dacă nu faci acest lucru?

În cazul nerespectării acestei obligații legale, în caz de control, societatea este pasibilă de o amendă destul de usturătoare!

Procedura de obținere a avizelor și a autorizațiilor obligatorii este una extrem de laborioasă și presupune un consum mare de energie și timp, mai ales dacă vorbim de o situație în care societatea are mai multe coduri CAEN pe pentru care trebuie să facă aceste demersuri simultan.

Acesta este încă un aspect pentru care îți recomand să colaborezi cu cineva competent care te poate ajuta pentru ca tu să te poți ocupa de ceea ce contează și anume, conducerea business-ului tău.

Orice alte aspecte recomand să le delegi altcuiva.

Am obținut autorizațiile și avizele necesare. Ce fac acum?

Imediat după ce ai terminat cu această primă etapă, (sau poate chiar simultan), îți recomand să te ocupi de implementarea politicilor de GDPR (protecția datelor cu caracter personal) offline și/sau online la nivelul Startup-ului.

Și poate te gândești de pe acum:

"lasă că iau eu politicile de la alții (de pe site-ul lor), de ce să mai plătesc și pentru asta?"

După cum probabil la un anumit nivel te gândești și tu că nu e ok, dă-mi voie să-ți confirm și oficial că, într-adevăr, chiar nu e ok!

De ce?

• În primul rând pentru că, politicile trebuie adaptate pentru fiecare caz în parte.
• În al doilea rând, tu nu ai de unde să știi (decât dacă ești expert în GDPR), că acele politici pe care tu le iei de pe site-ul altuia chiar sunt bune și chiar îți oferă o protecție sporită în fața vreunui control venit din partea organelor statului.

Sunt mai multe alte aspecte pe care trebuie să le ai în vedere aici. Însă, pentru că nu ne permite timpul îți spun doar că, nu vei vrea să îți asumi riscul de a opera cu politici GDPR care nu sunt conforme cu prevederile legale. Asta, pentru că nu vrei să știi cât sunt de mari amenzile în acest caz...

Nu mă crezi?

Dă-i un search pe google după "amenzi GDPR" și vei fii șocat!.

Acum că ai terminat și cu aceste aspecte, mai este ceva de care trebuie să ții cont?

După ce ai parcurs acest proces laborios, din păcate încă nu ești complet "safe". Însă, partea bună este că nici nu mai ai mult până să ajungi în acel punct! Rezistă! Șiu că poți!

Următorul pas de care trebuie să te ocupi (preferabil nu tu, ci avocatul tău) acela de a pune la punct aspectele de dreptul muncii și cele ce țin de contractele comerciale pe care le încheie Startup-ul cu furnizorii, clienții, colaboratorii etc.

De ce sunt aceste aspecte așa de importante?

• Pentru că, pe de-o parte dacă nu respecți obligațiile impuse de legislația muncii, Startup-ul tău este pasibil de amendă în cazul unui control.
• Pe de altă parte, inclusiv în cazul anumitor contracte comerciale legea te obligă să faci anumite demersuri suplimentare. Avem în vedere, spre exemplu, înregistrarea contractelor de închiriere la ANAF, cel de arendă la consiliul local ș.a.m.d.

În ambele cazuri, adică și în cazul nerespectării obligațiilor impuse de legislația muncii cât și în cazul nerespectării unor obligații legale cu privire la înregistrarea anumitor contracte, Startup-ul este pasibil de amenzi.

Un alt aspect de care trebuie să ții cont este acela că, în cazul contractelor comerciale pe lângă posibilitatea de a fi sancționat în anumite cazuri, mai există și riscul de a de afla în imposibilitatea de a recupera anumite sume de bani de la debitorii rău platnici, pentru că respectivul contract nu este bine redactat și deci nu te protejează.

Am ajuns acum la final?

Da, acum putem spune că Startup-ul este adus pe linia de plutire (cel puțin din perspectivă legală).

De aici în colo tot ce trebuie să faci, este să ai grijă să menții ceea ce ai clădit!

Cum poți face asta?

Asigurându-te că ai încheiat un abonament cu un avocat de business care să te informeze constant când apar orice noi modificări legislative viitoare, cu impact asupra business-ului tău.

Aici permite-mi să-ți dau un sfat important!

Informarea aceasta te poate ajuta în primul rând să fii sigur că societatea este în permanență, în conformitate cu prevederile legale și astfel poți dormi liniștit noaptea, dar te mai ajută și prin faptul că îți dă un avantaj competitiv față de concurența ta!

Cum?

Păi gândește-te doar că realmente zilnic sunt publicate zeci de legi, ordonanțe, regulamente etc. noi, în Monitorul Oficial.

Să fii tu personal, de unul singur, constant în pas cu toate aceste modificări este practic imposibil. Și, nu, nu vrei să îți iei sursele de informații cu privire la noile modificări legislative din social media sau de la televizor, crede-mă!

• Imaginează-ți acum că, la un moment dat, prin maldăr-ul de informații apare de exemplu o lege nouă care permite strict Startup-ului tău să obțină o amânare a plății ratelor creditelor bancare, sau că ar putea să beneficieze de anumite subvenții adiționale, sau că, poate participa la anumite programe sectoriale de finanțare etc.
• Imaginează-ți apoi și că, apare o nouă modificare legislativă cu impact asupra business-ului tău, care te obligă într-un anumit termen (de câteva zile, luni sau câțiva ani) să faci o schimbare radicală ce va implica anumite costuri suplimentare pentru business-ul tău (gândește-te la E-Factura, GDPR etc.).

Gândește-te acum că ai varianta:

1. Să afli chiar din prima zi de aceste noi modificări și să ai timp suficient ca să le implementezi; sau
2. Să afli chiar în ultimul moment (sau mai rău, după ce a expirat termenul de implementare) și să trebuiască acum pe repede înainte să faci rost de resurse suplimentare ca să te ocupi și de treaba asta.

Care crezi că te poziționează mai bine și îți dă un avantaj competitiv mai mare?

Eu zic că merită să te gândești la acest aspect!

Concluzie

Ei bine, iată că acum am ajuns la final. Dacă ții cont acum de toate aceste aspecte (și de cele prezentate în edițiile anterioare), vei putea cel puțin să:

1. poți dormi mai liniștit noaptea, știind că business-ul tău este protejat;
2. eviți pierderi financiare rezultate ca urmare a aplicării unor amenzi de către organele statului în urma unor controale demarate, sau, ca urmare a încheierii unor contracte comerciale greșite sau slab redactate;
3. fii mai bine poziționat față de concurența ta, prin faptul că vei putea fi primul care obține informații cu privire la noile modificări legislative cu potențial impact asupra business-ului tău;
4. fii considerat un antreprenor "pe bune" care face business în România "pe bune"!

În măsura în care ai nevoie de ajutor și ai luat decizia încheierii unui parteneriat strategic cu un avocat de business, cabinetul TGZ Legal îți stă la dispoziție cu implementarea acestei întregi proceduri și nu numai. Contactează TGZ Legal cu încredere!

Dacă ți-a plăcut ce ai citit aici și consideri că este util să afle și alții, nu ține doar pentru tine. Haide să împărtășim împreună povestea mai departe! Te invit așadar să dai un like & share printr-un simplu click, ca să ajungă blog-ul și la partenerii, prietenii, colegii și familia ta.

Îți mulțumesc!

Be Smart & Stay Safe!

TGZ Legal

Disclaimer